Privacy statement Kinderstad International

Onze Nederlandse privacyverklaring staat onder de Engelse tekst.

----------------------------------------------------------------------

Your privacy and the privacy of your child is very important to us. We ensure that the personal data, which is shared with us, will be treated with the utmost care and in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). The way we do this is further explained in this privacy statement.

Kinderstad Internatioal is responsible for processing personal data as described and illustrated in this privacy statement. Servicebureau Kinderopvang, located at the Ringbaan-Oost 240, 5018 HC in Tilburg represents the day care. If you have questions, please let us know! You can contact us via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.

 

The data that we process

We are processing your personal data because you are using our services and/or because you have issued your personal details to us. For example by filling in a form on our website.

For further reference, when we in general cite “personal data” in this document, we refer to your personal data as (interested) parent/caretaker and/or that of your child(ren).

Please find below a summary of data that we process.

Registration

The following data will be processed when a parent fills in the registration form. This data is obtained with the goal to draft an agreement for day care of the child(ren) of those parents at one of our day care locations.

Parent(s)

  • First name and surname
  • Initials
  • Gender
  • Address details
  • Telephone number
  • E-mail address
  • Relation to the child     
  • Whether the parent works/studies/filling for, or in the process of citizenship/does not work.

Child

  • First name and surname
  • Gender
  • Date of birth (expected)
  • Type of day care
  • Days or day parts for which care is requested
  • Whether the child requires additional (medical) care relevant to our care activities
  • Primary school child (solely for registering for after school care)
  • Desired start date contract
  • Desired type of contract
  • Care location
  • Possible additional remarks

The data is not stored longer than is required to perform our activities and/or to comply with legislation. The legal storage criteria set by the tax authorities and the recommended legal storage criteria by the Data Protection Authority (in Dutch the Autoriteit Persoonsgegevens (AP)).

Agreement

As soon as a child is registered at one of our locations and the parents also decide formally to agree with the contract, we will process additional data besides the registration data. The following additional data is processed:

  • Citizen Service Number
  • Bank details of the parents

Care

During the care of the child, we process data on an ongoing basis in a paper dossier, which contains the following documents:

  • Child data (filled in by parents)
  • Permission slips (filled in by parents)
  • Medical data (if necessary)

Filling in the contact form

We process the data when the contact form is filled on our website. This data is captured with the goal to contact the parent(s)/caretaker and is received by the manager of the chosen care location:

  • Name
  • Question or comment
  • Telephone number
  • E-mail address (if filled in)

When visiting our website, we process the following data of all visitors:

  • Location data
  • Data regarding your activities on our website
  • Internet browser and device type

If you do not wish that analytical data is collected, please use Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

 

The goal of processing personal data

We process personal data only to fulfill our activities needed to provide our service. We do this with the following goals:

  • To contact you by phone or e-mail if needed to provide our services
  • To inform you on changes in our services and solutions
  • To ensure that you receive relevant information on the (future) care location of your child(ren)
  • To ensure that the administrative processing of your child is adequately organised
  • To manage your registration and/or payment
  • To send the newsletter
  • We analyse your behavior on our website to improve our website and our offering of services and solutions to your personal preferences
  • We use images for promotional purposes. If your child is recognizable on the images, we will ask for consent
  • We also process personal data if we are legally obliged. For example, the data that is needed for the Tax Authorities
     

Consent

We will ask the explicit consent from parents, our (future) customer, for:

  • Processing specific and special personal data of their child(ren)
  • The use of image of their child(ren)
  • The use of certain parts of the day care parent portal Konnect
  • Storing and analysing of personal data to retrieve more insight into relevant market information, which we can use to improve our service offering.  

For the above purposes, we will provide an explanation to the purpose and the use of this personal data.

 

Sharing of personal data with third parties

We offer a trusted and safe environment for your child and we find it important that the development is stimulated. We regularly discuss this. We share the personal data with various third parties if this is required to perform our activities and to comply with legislation. Examples of third parties are the Tax Authorities, GGD, Child Welfare Office, municipality, schools, etc.

Personal data will be shared to third parties without consent if:

  • there is a legal basis to do so (for example in the context of Child Care Tax Refunds);
  • it is logical, seen the purpose for which the data is collected and the involved can reasonably assume that the collected data is shared;
  • there is pressing reason and concern, for as long the personal atmosphere of the concerned is not unreasonably damaged.
     

We will also share in other situations your personal data to third parties; however, we will only share with your explicit consent.

Suppliers

Our suppliers also value your privacy. We have processing agreements with companies who process your data on our behalf to ensure a similar level of security and confidentiality of your data. Examples are Konnect (the day care app), the web developer, a photographer that takes photos on the location and suppliers of our child planning system.

Google Analytics

We also have a processing agreement with Google for the use of Google Analytics which is used to analyse your behavior on the website with the purpose to improve and customise our website and our service offering to your preferences. The data that we collect from Google Analytics is anonymously encrypted. The so-called ‘data sharing’ with Google is turned off. We do not use the analytics-cookies in combination with other Google services. If you do not wish that analytical data is collected, please use Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

 

Automated decision-making

We do not take any decisions based upon automated processing which can have significant impact on people. The automated processing involves decisions which are taken by systems and/or applications without the involvement of a person (for example one of our employees).

 

The storage period of data

We do not store personal data longer than strictly required. The storage period is dependent on the purpose for which the data is collected and of the legislative storage requirements. If you have any questions on this topics please contact us via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.  

 

How we secure personal data

Securing your data and that of your children is taken very seriously. Adequate measures are taken to prevent abuse, loss, unauthorized access, data breaches and/or unauthorized changes. Please contact us if you have any doubts or questions regarding our data security policies via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.

 

Accessing, changing or removal of data

You have the right to access, change or remove your personal data. Besides this right, you also have the right to withdraw your consent for data processing or to object to processing of your personal data by Kinderstad International and have the right to data transfer. This means that you can issue a request to transfer the personal data file held by us to yourself or a by your appointed organsiation.

You can issue a request to access, change, remove, transfer, withdraw consent of object to your personal data being stored and/or processed via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.

To ensure that the request is made by you, we kindly request to include a copy of your official identity card or passport. Please black out your passport photo, MRZ (machine readable zone which is the number line at the bottom of your passport), the passport number and the Citizen Service Number. This is needed to ensure the protection of your privacy. We will respond as soon as possible to your request, however, within 4 weeks after your request.

If you just want to change your contact details, please get in touch with your location.

We also want to notify you of the possibility to file a complaint to the Data Protection Authority.

 

Cookies, or similar techniques that we use

A cookie is a small text file that is stored at your first visit to our website in the browser of your computer, tablet or smartphone. We use 4 types of cookies.

First of all the necessary-cookies, which are needed from a purely technical functionality. These ensure that the website is adequately functioning. Cookies, which anonymously gather data on the use of the website to improve the website, also fall under this category. If you do not wish that analytical data is collected, please use Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Preference-cookies which support to remember your preferential settings (for example language or cookies settings). Statistics-cookies also gather website data anonymously. Finally, we use marketing-cookies, which track your web-behavior. Cookies from embedded content from social media sites such as YouTube, Facebook and LinkedIn also fall under this category. With marketing-cookies we are able to show ads which are aligned with your searches (remarketing), for example on social media. If you would like to see our locations on Google map or to take a 360 tour of one of our locations, you are required to accept these cookies. We use the tool Hotjar to analyse the use of our website in order that we can further improve. Please understand that the website will not optimally function if not all cookies are accepted.

When you first visited our website, we informed you about these cookies and asked your permission to collect them.

You can unsubscribe from the cookies from all websites by changing the settings in your browser to not storing cookies (Chrome, Internet Explorer, Firefox and Safari). Besides this option, you can also delete the stored cookies from your browser. If you choose not to accept cookies in your browser, functional elements of our website which rely on those cookies will not work optimally. Your website experience can therefore be less satisfactory.

Below you can find an extensive summary of all cookies which are used on our website, what their purpose is and how long they are stored (in Dutch). You can always change your cookie preferences.

 

Changes in the privacy and cookie policy

Our privacy and cookie policy might change and/or will be expanded. It is advisory to regularly check this page for any changes. Major changes will be clearly communicated to all involved.  [Version – 25 May 2018]

 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Privacyverklaring Kinderstad International (Nederlands)

We vinden jouw privacy én die van je kind(eren) erg belangrijk. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die je met ons deelt zorgvuldig worden behandeld, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring lichten we graag toe hoe we dat doen.

Kinderstad International is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Zij worden hierin vertegenwoordigd door Servicebureau Kinderopvang, gevestigd aan Ringbaan-Oost 240, 5018 HC Tilburg. Heb je hier vragen over, dan helpen we je graag! Je kunt ons bereiken via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.

 

Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door een formulier in te vullen op onze website.

Overal waar we in zijn algemeenheid spreken over ‘je/jouw (persoons)gegevens’ bedoelen we jouw (persoons)gegevens als (geïnteresseerde) ouder/verzorger en/of die van je kind(eren).

Hieronder geven we aan welke gegevens we verwerken.

Aanmelding

De volgende gegevens worden verwerkt zodra een ouder het aanmeldformulier voor kinderopvang invult. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst voor het opvangen van de kinderen van betreffende ouder(s) op één van onze kinderopvanglocaties.

Ouder(s)

  • Voor- en achternaam
  • Voorletters
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Relatie tot het kind       
  • Of de ouder werkt/een opleiding of inburgeringstraject volgt/een traject volgt/niet werkt

Kind

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum (verwacht)
  • Soort opvang
  • Dagdelen waarop opvang gewenst is
  • Of het kind extra (medische) zorg nodig heeft die van invloed is op de opvang
  • Basisschool kind (enkel bij aanmelding buitenschoolse opvang)
  • Gewenste ingangsdatum contract
  • Gewenst type contract
  • Locatie van opvang
  • Evt. extra opmerkingen

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk om onze werkzaamheden uit te kunnen voeren en aan de wet te voldoen. Wij houden hierbij rekening met de wettelijke bewaartermijnen van de Belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Overeenkomst

Zodra een kind bij een van onze locaties is aangemeld en ouders ook daadwerkelijk kiezen voor plaatsing van hun kind, verwerken wij nog extra gegevens naast de informatie die door de ouder(s) is opgegeven op het aanmeldformulier. Het gaat hier om (minimaal) de volgende gegevens:

  • Burgerservicenummer
  • Bankrekeningnummer ouders

Opvang

Gedurende de plaatsing van het kind houden we een papieren dossier bij, wat onder meer de volgende documenten bevat:

  • Kindgegevensformulier (ingevuld door ouders)
  • Toestemmingsverklaringen (ingevuld door ouders)
  • Medische gegevens (indien noodzakelijk)

Invullen contactformulier

De volgende gegevens worden verwerkt zodra het contactformulier op onze website wordt ingevuld. Deze gegevens worden vastgelegd om contact op te kunnen nemen, en komen direct terecht bij de directeur van de kinderopvanglocatie die is gekozen:

  • Naam
  • Vraag of opmerking
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres (indien ingevuld)

Bij een bezoek aan onze website verwerken wij de volgende gegevens van alle bezoekers:

  • Locatiegegevens
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type

Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

 

Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken alleen persoonsgegevens om onze taken uit te kunnen oefenen. Dit doen wij voor de volgende doelen:

  • Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Om ervoor te zorgen dat je relevante informatie krijgt over de (mogelijk toekomstige) kinderopvang van je kind(eren)
  • Om ervoor te zorgen dat de administratieve verwerking van de kinderopvang van je kind(eren) goed georganiseerd is
  • Het afhandelen van jouw aanmelding en/of betaling
  • Het verzenden van een nieuwsbrief
  • Wij analyseren jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.
  • Wij gebruiken beeldmateriaal voor promotionele doeleinden. Als jouw kind zichtbaar is op dit beeldmateriaal, gebruiken we dit alleen met jouw toestemming.
  • Wij verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de Belastingdienst.
     

Toestemming

Wij vragen expliciete toestemming aan ouders die (toekomstig) klant bij ons zijn voor:

  • Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens van hun kind(eren)
  • Het gebruik van beeldmateriaal van hun kind(eren)
  • Het gebruik van bepaalde onderdelen van het kinderopvang ouderportaal Konnect
  • Het bewaren en analyseren van persoonsgegevens om meer inzicht te krijgen in relevante marktinformatie waarmee we onze dienstverlening kunnen verbeteren  

We geven daarbij een toelichting op het doel en het gebruik van deze persoonsgegevens.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij bieden een vertrouwde en veilige omgeving voor je kind en vinden het belangrijk dat de ontwikkeling gestimuleerd wordt. Hier is regelmatig overleg over. Wij delen persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze taken en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, de gemeente, scholen, etc.

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

  • een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
  • indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
  • op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.
     

Ook in enkele andere gevallen verstrekken wij jouw persoonsgegevens aan derden, maar dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming hiervoor.

Leveranciers

De leveranciers waarmee wij samenwerken vinden jouw privacy ook belangrijk. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Konnect (de kinderopvangapp), de websitebouwer, een fotograaf die foto’s maakt op de locatie en de leverancier van ons kindplanningsysteem.

Google Analytics

We hebben ook een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Wij maken gebruik van Google Analytics om jouw gedrag op de website te analyseren om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren. De gegevens die we in Google Analytics verzamelen worden geanonimiseerd en versleuteld. Het zogeheten ‘delen van gegevens’ met Google staat uit. Tot slot gebruiken wij de Analytics-cookies niet in combinatie met andere diensten van Google. Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ons) tussen zit.

 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. Heb je hier vragen over, dan kun je contact met ons opnemen via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.  

 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens en die van je kind(eren) serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via mijngegevens@sbkinderopvang.nl.

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Kinderstad International en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar mijngegevens@sbkinderopvang.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Let op: een wijziging in je NAW-gegevens dien je door te geven aan je locatiedirecteur.

Wij willen je er ook op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Deze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Dit doen we om je beter te kunnen helpen in je zoektocht naar kinderopvang en de website te verbeteren.

We gebruiken verschillende soorten cookies.

Ten eerste de noodzakelijke cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Hier vallen ook de cookies onder die geanonimiseerd gegevens verzamelen over het gebruik van onze website en ons helpen de site te verbeteren. Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Voorkeur-cookies helpen jouw voorkeursinstellingen (zoals voorkeurstaal, of cookievoorkeuren) te onthouden. En statistiek-cookies verzamelen ook geanonimiseerd gegevens over onze website. Dit is nooit privacy-gevoelig. Tot slot plaatsen we marketing-cookies, die jouw surfgedrag bijhouden. Ook cookies uit embedded content afkomstig van social media sites als bijvoorbeeld YouTube, Facebook en LinkedIn vallen onder deze categorie. Middels marketing-cookies kunnen wij je ook advertenties laten zien die op jou van toepassing zijn (remarketing), bijvoorbeeld op social media. Wil je onze locaties zien op een Google Maps kaart of een 360 graden tour van onze locaties zien? Ook dan moet je de marketing-cookies accepteren. Middels de tool Hotjar analyseren wij (anoniem) het gebruik van onze website zodat we de site kunnen verbeteren. Houd er rekening mee dat de website ervaring mogelijk niet optimaal is, als je niet alle cookies accepteert.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari). Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Als je deze cookies in je browser uitzet, kun je niet meer van alle functionaliteiten van onze website gebruik maken en embedded content kan niet meer getoond worden. Het kan daardoor gebeuren dat de beleving van de site tegenvalt.

Hierboven (bij de Engelse privacyverklaring) vind je een overzicht van alle cookies die op onze website worden gebruikt. De website werkt optimaal wanneer alle vakjes zijn aangevinkt. Je kunt je voorkeuren altijd nog wijzigen.

 

Wijzigingen in het privacy- en cookiebeleid

Het is niet ondenkbaar dat ons privacy- en cookiebeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. We raden je daarom ook aan om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen we ervoor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden.  [Versie – 24 mei 2018]